Содержание
Секретарь – лицо компании. К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров. И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя. Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.
Секретарь и руководитель
- Секретарю необходимо четко знать свои обязанности и полномочия, обладать высоким уровнем компетенции. Это поможет решать многие вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя.
- Требуется четко, вовремя и без ошибок выполнять поручения.
- Профессиональный секретарь, соблюдающий этикет, не допускает фамильярности в общении с руководителем и обращается к нему строго на «Вы».
- Желательно проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе, например, подать любимое кофе.
- Планировать рабочий день руководителя. Быть в курсе рабочих привычек и предпочтений начальника: как рано приходит, во сколько и с кем обедает, как любит отдыхать.
- Следить за событиями в личной жизни начальника, например: напоминать о Днях рождения его родственников, юбилеях, других значимых датах.
- Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.
- Соблюдать конфиденциальность
Секретарь на рабочем месте
Приветствие
Конечно же, любой посетитель приемной приветствуется доброжелательной улыбкой. Но для секретаря есть дополнительное правило – своего руководителя или руководителя более высокого ранга, а также почетных гостей необходимо приветствовать, вставая из-за рабочего стола. Первой подавать руку для рукопожатия не следует, но отвечать на пожатие нужно обязательно твердо, уверенно.
Если посетитель пришел впервые, и Вы его не знаете, вежливо попросите его представиться и выясните по какому он вопросу.
По этикету представить гостей руководителю необходимо полно с именем, отчеством и описанием делового вопроса.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, поинтересуйтесь, что они предпочитают.
Внешний вид согласно этикету
Внешний вид секретаря должен строго соответствовать деловому этикету, это включает в себя и одежду, и культуру речи, и поведение.
Одежда
Во многих фирмах существует свой дресс-код. Если же его нет, то следует выбрать строгий деловой стиль.
- Предпочтительны костюмы, брючные или с юбкой, но допустимы и платья – однотонные, строгого фасона.
- Не допустима провоцирующая, облегающая, слишком короткая или узкая одежда.
- Конечно, не стоит приходить на работу в джинсах, спортивной одежде, самодельном трикотаже.
- Цветовая гамма костюма должна состоять не более чем из трех цветов неярких расцветок. Нежелательны абстрактные или геометрические рисунки.
- Согласно этикету женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
- Обувь закрытая, классическая. Без блестящих, вычурных украшений.
Помните, что одежда должна быть не только красивой и опрятной, но и удобной, в которой вы будете чувствовать себя уверенно и комфортно.
Украшения и аксессуары
Не переусердствуйте с украшениями. Деловой этикет допускает не более трех украшений вместе, например, серьги, цепочка и браслет. Не к месту будут различные обручи, бантики, цветные резинки и тому подобное.
Аксессуары подобрать соответственно костюму:
- элегантная сумочка,
- ремешок узкий или средней ширины, натурального цвета кожи, черный, бежевый. Никаких орнаментов и декоративных пряжек.
- если вы носите очки, то выбирайте классическую оправу.
- часы не электронные с кожаным ремешком,
- телефон. Чехол не яркой расцветки, особое внимание обратите на рингтон. Не стоит ставить громкий, вульгарный звонок.
- Органайзер из хорошей кожи корпоративного стиля с логотипом фирмы покажет ваше уважение к своей компании.
Прическа
В деловом стиле волосы должны быть собраны, прическа строгая, но элегантная. Недопустима неопрятность, грязные, секущиеся волосы, непрокрашенные корни.
Макияж
- Макияж обязателен, но сдержанный, натуральный.
- Маникюр. Длина ногтей – средняя. Лак спокойных тонов.
Парфюм
Очень осторожно подбирайте аромат духов или туалетной воды, дабы он не раздражал коллег или посетителей своим резким, насыщенным запахом.
Будь готов
- Даже если у вас великолепная память, все же желательно всегда иметь при себе хороший ежедневник для записи приказов и указаний руководителя.
- Всегда при себе должны быть ручка и карандаш.
Этикет общения секретаря по телефону
В основном секретарю приходится общаться с клиентами по телефону, что требует знания телефонного этикета. Предлагаем несколько важных моментов и правил.
Звонят Вам:
- Трубку снимать после первого или второго звонка.
- Представьтесь, назвав свое имя и должность.
- Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
- Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
- При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
- Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
- Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.
Звоните Вы:
- Выберите удобное для собеседника время звонка.
- Четко сформулируйте цель звонка.
- Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
- Избегайте длинных монологов.
- Ведите запись основных результатов разговора.
- Результатом должны быть конкретные договоренности.
Организация совещаний согласно деловому этикету
При организации совещания необходимо подготовить необходимые документы, размножить и раздать их участникам совещания. О необходимости буклетов, графиков и других демонстрационных средств нужно выяснить заранее и позаботится об этом.
Участников секретарь встречает перед входом и выдает необходимые документы и канцелярские принадлежности, и предлагает пройти к нужному месту. Также на секретаре лежит обязанность организовать напитки и/или закуски.
Прием посетителей секретарем по этикету
- Время приема нужно заранее согласовать так, чтобы это было удобно как для посетителя, так и для руководителя.
- Руководителя необходимо заранее поставить в известность о теме вопроса, который будет обсуждаться во время приема посетителя.
- Когда посетитель приходит без предварительной договоренности, секретарь решает, направить его к руководителю или записать на прием в другой раз.
- Хороший секретарь четко знает структуру своего предприятия, распределение обязанностей и вопросов между руководящими сотрудниками. И если посетитель пришел на прием к руководителю с вопросом, находящимся в компетенции другого сотрудника, то по этикету секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении этого вопроса.
- По окончании беседы секретарь делает запись о результатах беседы и получает от руководителя указания и приказы.
- Руководителя может не оказаться на рабочем месте в назначенное посетителю время, и тогда по правилам этикета необходимо извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину. Далее назначить другое время, либо направить к другому компетентному сотруднику.
- Когда ожидается прибытие иностранной делегации, необходимо позаботиться о присутствии переводчика.
Деловое общение секретаря с сотрудниками компании
- Уважение к старшим коллегам
- Поддерживать ровные, исключительно деловые отношения
- Исключить фамильярность и панибратство
- Быть предупредительным и сдержанным
- Взвешивать свои высказывания, четко понимать круг допустимых для обсуждения тем и вопросов
Заключение
Секретарь – это высокоорганизованный профессионал, ближайший помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения, от которого ожидают вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие.