Деловой этикет секретаря на рабочем месте. Советы и рекомендации

Секретарь – лицо компании. К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров. И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя. Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.

Секретарь и руководитель

1. Секретарю необходимо четко знать свои обязанности и полномочия, обладать высоким уровнем компетенции. Это поможет решать многие вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя.
2. Требуется четко, вовремя и без ошибок выполнять поручения.
3. Профессиональный секретарь, соблюдающий этикет, не допускает фамильярности в общении с руководителем и обращается к нему строго на «Вы».
4. Желательно проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе, например, подать любимое кофе.
5. Планировать рабочий день руководителя. Быть в курсе рабочих привычек и предпочтений начальника: как рано приходит, во сколько и с кем обедает, как любит отдыхать.
6. Следить за событиями в личной жизни начальника, например: напоминать о Днях рождения его родственников, юбилеях, других значимых датах.
7. Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.
8. Соблюдать конфиденциальность

Секретарь на рабочем месте

Приветствие

Конечно же, любой посетитель приемной приветствуется доброжелательной улыбкой. Но для секретаря есть дополнительное правило – своего руководителя или руководителя более высокого ранга, а также почетных гостей необходимо приветствовать, вставая из-за рабочего стола. Первой подавать руку  для рукопожатия не следует, но отвечать на пожатие нужно обязательно твердо, уверенно.

Если посетитель пришел впервые, и Вы его не знаете, вежливо попросите его представиться и выясните по какому он вопросу.

По этикету представить гостей руководителю необходимо полно с именем, отчеством и описанием делового вопроса.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, поинтересуйтесь, что они предпочитают.

Внешний вид согласно этикету

Внешний вид секретаря должен строго соответствовать деловому этикету, это включает в себя и одежду, и культуру речи, и поведение.

Одежда

Во многих фирмах существует свой дресс-код. Если же его нет, то следует выбрать строгий деловой стиль.

• Предпочтительны костюмы, брючные или с юбкой, но допустимы и платья – однотонные, строгого фасона.
• Не допустима провоцирующая, облегающая, слишком короткая или узкая одежда.
• Конечно, не стоит приходить на работу в джинсах, спортивной одежде, самодельном трикотаже.
• Цветовая гамма костюма должна состоять не более чем из трех цветов неярких расцветок. Нежелательны абстрактные или геометрические рисунки.
• Согласно этикету женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
• Обувь закрытая, классическая. Без блестящих, вычурных украшений.

Помните, что одежда должна быть не только красивой и опрятной, но и удобной, в которой вы будете чувствовать себя уверенно и комфортно.

Украшения и аксессуары

Не переусердствуйте с украшениями. Деловой этикет допускает не более трех украшений вместе, например, серьги, цепочка и браслет. Не к месту будут различные обручи, бантики, цветные резинки и тому подобное.

Аксессуары подобрать соответственно костюму:

• элегантная сумочка,
• ремешок узкий или средней ширины, натурального цвета кожи, черный, бежевый. Никаких орнаментов и декоративных пряжек.
• если вы носите очки, то выбирайте классическую оправу.
• часы не электронные с кожаным ремешком,
• телефон. Чехол не яркой расцветки, особое внимание обратите на рингтон. Не стоит ставить громкий, вульгарный звонок.
• Органайзер из хорошей кожи корпоративного стиля с логотипом фирмы покажет ваше уважение к своей компании.

Прическа

В деловом стиле волосы должны быть собраны, прическа строгая, но элегантная. Недопустима неопрятность, грязные, секущиеся волосы, непрокрашенные корни.

Макияж

• Макияж обязателен, но сдержанный, натуральный.
• Маникюр. Длина ногтей – средняя. Лак спокойных тонов.

Парфюм

Очень осторожно подбирайте аромат духов или туалетной воды, дабы он не раздражал коллег или посетителей своим резким, насыщенным запахом.

Будь готов

• Даже если у вас великолепная память, все же желательно всегда иметь при себе хороший ежедневник для записи приказов и указаний руководителя.
• Всегда при себе должны быть ручка и карандаш.

Этикет общения секретаря по телефону

В основном секретарю приходится общаться с клиентами по телефону, что требует знания телефонного этикета. Предлагаем несколько важных моментов и правил.

Звонят Вам:

1. Трубку снимать после первого или второго звонка.
2. Представьтесь, назвав свое имя и должность.
3. Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
4. Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
5. При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
6. Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
7. Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.

Звоните Вы:

1. Выберите удобное для собеседника время звонка.
2. Четко сформулируйте цель звонка.
3. Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
4. Избегайте длинных монологов.
5. Ведите запись основных результатов разговора.
6. Результатом должны быть конкретные договоренности.

Организация совещаний согласно деловому этикету

При организации совещания необходимо подготовить необходимые документы, размножить и раздать их участникам совещания. О необходимости буклетов, графиков и других демонстрационных средств нужно выяснить заранее и позаботится об этом.
Участников секретарь встречает перед входом и выдает необходимые документы и канцелярские принадлежности, и предлагает пройти к нужному месту.  Также на секретаре лежит обязанность организовать напитки и/или закуски.

Прием посетителей секретарем по этикету

• Время приема нужно заранее согласовать так, чтобы это было удобно как для посетителя, так и для руководителя.
• Руководителя необходимо заранее поставить в известность о теме вопроса, который будет обсуждаться во время приема посетителя.
• Когда посетитель приходит без предварительной договоренности, секретарь решает, направить его к руководителю или записать на прием в другой раз.
• Хороший секретарь четко знает структуру своего предприятия, распределение обязанностей и вопросов между руководящими сотрудниками. И если посетитель пришел на прием к руководителю с вопросом, находящимся в компетенции другого сотрудника, то по этикету секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении этого вопроса.
• По окончании беседы секретарь делает запись о результатах беседы и получает от руководителя указания и приказы.
• Руководителя может не оказаться на рабочем месте в назначенное посетителю время, и тогда по правилам этикета необходимо извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину. Далее назначить другое время, либо направить к другому компетентному сотруднику.
• Когда ожидается прибытие иностранной делегации, необходимо позаботиться о присутствии переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

1. Уважение к старшим коллегам
2. Поддерживать ровные, исключительно деловые отношения
3. Исключить фамильярность и панибратство
4. Быть предупредительным и сдержанным
5. Взвешивать свои высказывания, четко понимать круг допустимых для обсуждения тем и вопросов

Заключение

Секретарь – это высокоорганизованный профессионал, ближайший помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения, от которого ожидают вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие.