Дипломатическая документация — основы ведения дипломатической переписки

Каждый год в России принимается свыше ста иностранных делегаций. В то же время представители российского государства регулярно осуществляют визиты в зарубежные страны, устанавливают связи, ведут переговоры и переписку дипломатического характера. Все это делается с целью разрешения государственных вопросов, улаживания политических и межнациональных конфликтов, поддержания мира и безопасности.

дипломатическая переписка

Роль и значение дипломатической документации

Ведущее место отводится документации, посредством которой осуществляются дипломатические переговоры. В ней затрагиваются животрепещущие вопросы войны и мира, обсуждаются глобальные проблемы, выражается отношение государства к происходящим в мире событиям. Текст должен иметь глубокое содержание и конструктивный характер, полностью исключать двусмысленность. Исторический опыт наглядно демонстрирует, что в дипломатической переписке роль играет не только каждое слово, но и знак препинания.

Для подготовки документации на соответствующем уровне привлекаются лица, компетентные в области внешней политики, владеющие тонкостями дипломатического этикета и навыками делопроизводства. Они обязаны понимать не только суть обсуждаемого вопроса, но и знать его предысторию, состояние на момент составления бумаг.

Виды дипломатической документации

письменная связь с иностранными державами

Различают две категории дипломатической документации государства. Одна из них носит внутриведомственный характер, другая касается письменных связей с иностранными державами. Официальная переписка ведется строго в соответствии с общепринятыми нормами протокола и этикета.

Чаще всего в министерствах и посольствах практикуются следующие виды документов:

  • Вербальная нота – печатается на специально отведенном для этого бланке с изображением государственного герба. Состоит из трех пунктов: вступительный комплимент, основное содержание, заключительный комплимент. Отправляется от имени посольства или министерства иностранных дел в третьем лице, скрепляется печатью.
  • Личная нота – тоже пишется на нотном бланке, но от первого лица, скрепляется подписью и посылается всегда курьером. Может содержать важную информацию по вопросам дипломатического и личного характера, например, официальные поздравления или соболезнования, приглашение.
  • Памятная записка – оформляется после устной просьбы или заявления с целью их усиления или предупреждения неверного истолкования. Не требует печати или подписи. Записка доставляется с курьером, иногда вручается лично.
  • Меморандум – освещает одну из сторон важной проблемы либо содержит анализ ситуации в стране, изложение ее позиции в случае, когда это требуется сделать официально. Меморандум посылается с нотой либо вручается лично.
  • Частное письмо – личное послание полуофициального характера, выражающее благодарность, приглашение или просьбу. Часто используется в отношении с деятелями культуры, политиками, когда нет необходимости отправлять ноту.
  • Заявления – отражают реакцию государства на какое-либо событие, иногда протест или предупреждение.

Требования к дипломатическим документам

Международная переписка по этикету

Разработка дипломатических документов – это одно из наиболее приоритетных направлений деятельности ведомств иностранных дел. К ним предъявляются единые требования. Процесс корректного оформления официальных бумаг при переписке контролируется специальными протокольными службами. Специалисты по технике дипломатии выделяют четыре главных элемента, которые надо использовать при их составлении:

  • протокольные формулы;
  • смысловое ядро;
  • аргументационная часть;
  • изложение фактов.

Это означает, что информация должна преподноситься грамотно, четко и лаконично, сопровождаться убедительными аргументами и ссылками на достоверные источники. Особенно это касается зарубежной корреспонденции, где любые неточности могут повлечь за собой непредсказуемые последствия.

Аналогичные правила действуют в отношении оформления переписки.

  • Оно должно быть безупречным по содержанию, структуре и по внешнему виду, печататься только на бумаге высшего сорта формата A4.
  • Правки и подчистки не допустимы, но можно складывать документ пополам.
  • Печать и подпись стоят в нижней части листа, адрес указывается на конверте.
  • Формально дипломатическая переписка ведется на официальном языке своей страны, но на практике часто сопровождается приложением перевода к каждому документу. Это делается во избежание затруднений и задержек при рассматривании вопросов, всякого рода разночтений. По согласованию обеих сторон переписка может проходить на третьем языке, например, на английском. Однако первый и последний варианты способны вызвать нежелательные осложнения.
  • Дипломатический этикет обязывает проявлять строгую щепетильность в отношении правильного написания имени, фамилии, титула или звания адресата. Любые сокращения в переписке являются недопустимыми и способны задеть чувство собственного достоинства иностранной персоны.
  • Требуется в каждой фразе текста проявлять аккуратность, учтивость, корректность и уважение к национальным традициям. Игнорирование норм дипломатического протокола или этикета в данном случае может нанести серьезный ущерб престижу всей страны.
Ссылка на основную публикацию